Los preparativos para la Cuarta Cumbre UE-ALC, a celebrar en Viena, comenzaron a finales de 2004, en el marco de la XV Reunión Birregional de Altos Funcionarios (SOM) de la UE y América Latina. En la XVI SOM de primavera de 2005 se adoptaron los aspectos organizativos y el calendario de trabajo para el comienzo de los preparativos hasta la Cumbre. Al mismo tiempo, se decidió crear un Grupo de Trabajo informal birregional en Bruselas que debatiera las cuestiones de la Cumbre de Viena.
El orden del día de la Cumbre de Viena fue aprobado en la XVII reunión del SOM de noviembre de 2005:
La UE presentó en la XVIII SOM celebrada el 9 de febrero en Viena un proyecto de Declaración Final de la Cumbre UE-ALC a la parte ALC. El texto se discutió durante las SOMs XIX y XX justo antes de la Cumbre de Viena.
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